一交会とコンピュータ利用 一交会顧問 成田裕一 2020.9.14
１．会員データの処理と利用
一交会がコンピュータを業務に使い始めたのは平成 11(1999)年の秋からである。平成 12(2000)年に母校が創立８０周年に迎えたことから、一交会員から寄付金を集めて母校に贈ることになり、一交会員に寄付依頼の趣意書と振替用紙を送ることになった。当時 一交会の常任理事であった私は、全面的にコンピュータの利用を提案した。８０周年記念事業だけでなく、年会費制度の実限、会報の発送業務、ホームページも開設したいということである。この提案に対して、当時一交会会長(現在顧問)であった貝田健司氏は全面的に協力していくれることになり、創立８０周年記念事業が終わるまで、毎月１回、当時の副会長さん達と私が貝田会長のお宅に伺い作戦会議を行った。
一交会はそれまで、在校生徒の保護者から一交会のために同窓会費を頂き、ほそぼそと会を運営していた。それまで一交会が会員と連絡をとったのは、「一交会会員名簿」の購入依頼をしたことで、名簿発行は平成９年版（平成 31 年 3 月 26 日発行）が最後であった。 平成 11(1999)年 11 月に、姫路市にある「一交会会員名簿」を出版してくれていた「株式会社サラト」と交渉し、会員の個人情報を記録したデータを、有償で購入することができた。私は、私が制作・所有しているデータベースソフト NDBS を利用して、購入した電子データを基に一交会員名簿データベースを作成した。これにより、会員のデータは随時訂正と追加が可能となり、種々な利用が可能となった。
最初の利用として、連絡可能な会員全員に８０周年の寄付依頼の趣意書と振替用紙を送ることができた。勿論、私の労務費とデータベースソフトの使用料は請求もしていないし、頂いてもいなかった。
８０周年記念事業に賛同された会員の方々から頂いた寄付金は、「創立８０周年記念事業負担金」として母校に寄付することができた。
８０周年記念事業以降は年会費制をとることになった。当時も現在もお一人の年会費は２千円である。
令和２年までの２０年間、一交会員データベースの作成・維持・保守、会報発送に必要なデータの作成は全て私が無償で行っている。
母校の野球部とラグビー部の全国大会出場に伴う寄付依頼のデータも、私が制作したものを無償で提供している。
なお、会員情報の入力と修正は当初私が行ってきたが、１０年くらい前から一交会事務局長がしてくれるようになり、昨年後半からは現在の会計担当の副会長が無償で行っている。
毎年度当初に会報を発送しなければならないが、発送前にその年度で使う会員データベースを整備しなければならない。この作業は、1999 年から現在まで私が行ってきたが、現在、満八十八と高齢でかつ病気も沢山持っている上、親しい同期の友人の殆どが亡くなられているので、そろそ引退させて頂きたいと思っている。
この仕事は多くの時間をとられる上、無償なので引き受けて下さる方は居られないと思うが、もし居られるならコンピュータ利用技術の基礎から教えます。勿論授業料は要りません。
今年の会報発行まで作業内容を以下 に記載しましたので参考にして頂きたい。令和２年の一交会会報発行に要した会員名簿データベース処理作業は私が自宅で行ったが、会報発行の指針は一交会の会計担当の田中副会長と相談の上決め、田中副会長には何度も私の家に来て頂きながら作業を進めています。以下、新会員の登録から会報の発送までを、時系列で説明します。
会員の訃報などの情報入力と、会員の会費データ入力は無償で田中副会長がされている。
２０２０年１月 ２０１９年の納入会費の分析のための情報出力
一交会副会長 田中正美さんが(2020.1.29)に来宅し、２０１９年の納入会費の分析のため、
２０１９年の納入会費のデータのすべてのデータについて、整理番号 姓名 卒業年郵便番号 R01 年度中の入金日 通知番号 徴収料金 平成 23(2011)年～令和 2(2020)年会費 を出力してあげ、処理方法も伝授した。
３月上旬 会員名簿データベースの構造の変更
構造を定義したファイル名
名簿データベースの名称
データベースの構造は昨年とほぼ同じであるが、R02 年度中の入金日の記録位置を変更
３月中旬 会員名簿に令和２年２月に入会した新卒業生 208 名の情報を追加
田中副会長から提供された新卒業生の名簿は Excel 形式 のファイルなので CSV 形式に変換
新卒業生一人のデータは下記のように記述されていたので、エディタで氏と名の間に ,を、
性別の男と女を 1 と 2 に変換した。
27779,A,1,中央 花子,ちゅうおう はなこ,女,011-0901,住所１
上記ファイルを 一交会作業メニュー 4 テキストデータ嵌込 を使用して昨年の名簿データベースに追加
名簿データベース ICHIMB19 の レコード数は 27,986 となった。
３月下旬 一交会副会長 田中正美さんが来宅し、R02 年の発送対象者の発送ルールを提供して頂いた。
発送 1 T12 から S13: 全員に送らない。
発送 2 S14 から S34: 一度でも納入していれば送る
発送 3 S35 から S39: 全員に送る
発送 4 S40 から S44: 一度でも納入していれば送る
発送 5 S45 から S49: 全員に送る
発送 6 S50 から S54: 一度でも納入していれば送る
発送 7 S55 から S59: 全員に送る
発送 6 S60 から S63: 一度でも納入していれば送る
発送 8 H01 から H04: 一度でも納入していれば送る
発送 9 H05 から H09: 全員に送る
発送 10 H10 から H14: 一度でも納入していれば送る
発送 11 H15 から H19: 全員に送る
発送 12 H20 から H22: 一度でも納入していれば送る
発送 13 H23 から H31: 全員に送る
発送 14 R02: 全員に送る
名簿データベースの H31 会費請求コード、318 バイトから 1 バイトを全レコードで半角の空白にした。
４月上旬 生存している全会員について一度でも会費を納入してい方の調査
発送ルールのそれぞれのルール毎に年から年までの会費納入記録を画面に出し、
名簿データベースのこれまで納入、318 バイトから 1 バイトに、
1000 円会費で納入している方は '1' を、
2000 円会費で納入している方は '2' を、
今年度会費で納入している方は '3' を、
次年以降も納入している方は '4' を手入力で書き込む。
この作業は画面を見ながら手作業で行ったので多大な時間を要し目薬をさしながら行った。
優秀なシステムエンジニアであればこれ専用のプログラムを作り、短時間で誤りなく行える。
私が５０代であればそうできたかもしれらい。
５月上旬 各発送ルール毎に H31 会費請求コードを決め、会費請求コードのところに次の発送コードを書き込んだ。
'1' 1000 円の割引請求者
'2' 2000 円会費請求
'G' 当年と当年以降の会費を納入されており、会報のみ送付
① 会費請求コードが "1" の会員 141 人
② 会費請求コードが "2" の会員 7941 人
③ 会費請求コードに、"G" の会員 36 人
上記の ① と ③ の印刷は例年私が無償で作業していて、③ は白紙に、① は振替用紙に印刷して、②と共に 田中副会長に手渡しした。
田中副会長に来宅いただき、この一週間で改訂した「一交会会費、寄付金 入力」、を田中副会長のパソコンに組み込んだ。
以上の作業により、令和２年度の、一交会会報の発送のためのデーターベース作成の私の作業は終了した。
その後会員名簿データは一交会執行部が外部業者に依頼して、郵便番号バーコードを振替用紙に印刷していただき、一交会役員の無償奉仕により袋詰め作業して会員にお送りすることができました。
２．ホームページの作成と更新
ホームページ作成のプログラムはデータベースシステムと同時に開発し作成したもので、体裁が良くないので誰も使わないソフトですが、情報を速やかに、かつ正確にお伝えできます。私にテキストをメールで送って頂ければ１時間以内で更新できます。今は、私自身のホームページと、一交会と菅江真澄研究会だけが使用しています。菅江真澄研究会では、同会会長さんと副会長さんが使い方を勉強されています。菅江真澄研究会では「ホームページを見ました」という方が新たに入会されたそうで大変喜んで居られていました。
一交会の方はほとんどの役員からの情報提供は少ないようです。唯一、東京一交会長の水沢誠一さんは、毎年３０回くらいメールで情報を提供してくれるので、私が提供を受けた後３０分くらいで更新してあげています。
ホームページの、昨年１年間の更新履歴は下記の通りです。() の中の数字は添付写真の枚数、敬称は略します。
2019.4.2 水沢誠一 東京から、満開の桜とお花見に集まった 47 年卒同期の写真 (6)
2019.4.14 水沢誠一 春の桜 秩父三十四観音霊場 ウオーキングに２６名(女性１０名)、うち東京一交会から２名参加 (14)
2019.4.21 水沢誠一 北光会東京支部主催の「第 29 回山手線徒歩一周の会」に東京一交会から 3 名友情参 (17)
2019.5.27 水沢誠一 秋高連、令和元年度総会・フェスタが行われ東京一交会から 8 名出席、講演会と交歓会を楽しみました (12)
2019.6.9 水沢誠一 浅草竿燈まつりが 8 日、9 日に行われ、けやき会メンバーが観覧客の交通整理等に協力(12)
2019.6.16 水沢誠一 平成 31 年度(令和元年度)一交会総会が開催され、東京一交会から役員ら 4 名出席(11)
2019.6.30 ６月２９日(土)、第３回一交会役員・理事会 終了しました。
2019.7.1 寄稿/保坂悟東京一交会顧問、写真提供/秋高連監事・大森素弘氏第 8 回 秋高連ふるさと訪問 (4)
2019.7.4 水沢誠一 氷川神社のケヤキ並木参道散策と友人の写真展観覧
2019.7.8 水沢誠一 アシックスカップ第６回７人制ラグビー全国大会、母校チームの試合予定
2019.7.21 本部 中央高校は 5 対 4 で明桜高校に勝利
2019.7.21 水沢誠一全国高校七人制ラグビー、菅平高原で躍動する母校選手を東京一交会役員 3 名が応援 (9)
2019.7.27 水沢誠一 秋田中央高 45 年振り 5 度目の甲子園出場を祝い、秋田ふるさと応援団が激励会を催してくれました。(8)
2019.8.8 水沢誠一 45 年ぶり 5 度目の甲子園、東京一交会 5 名がアルプス席から声援(13)
2019.8.25 水沢誠一 NPO 秋田ふるさと応援団主催の「第８回スポーツ・文化 秋田応援
の集い」に東京一交会から 13 名出席 (9)
2019.9.29 水沢誠一 第 4 回理事会の概要報告(1) 第 5 回理事会が終了しました
2019.10.27 水沢誠一 秋高連 2019 秋の交流ミニハイク～東大ハチ公像と文化・文学の地本郷を訪ねて～ (8)
2019.10.27 本部 28 日大阪花園、14 時からの１回戦で８年ぶり５度目の出場の高知中央と対戦の予定
2019.11.10 東京一交会会長 水沢誠一 第 36 回東京一交会総会・懇親会に会員 51 名、来賓 3名の出席がありました (12)
2019.11.14 水沢誠一 在京秋田市政情報交換会に東京一交会から 21 名出席し、各界・各同窓会と交流 (7)
2019.11.17 水沢誠一 第 6 回秩父三十四観音霊場ウオーキングが行われ、東京一交会から 1名参加し紅葉を楽しみました (2)
2019.12.17 東京一交会会長 水沢誠一 秋田ラグビー東京倶楽部、母校ラグビー花園出場激励会を催してくれました (11)
2019.12.30 東京一交会会長 水沢誠一 母校ラグビー部、第９９回全国高校ラグビー大会で健闘、初戦突破するも２回戦で惜敗しベスト１６を逃しました
2019.12.31 大晦日 東京一交会会長 水沢誠一秋田商業、惜しくも初戦突破ならず～東京一交会役員も応援
2020.1. 5 東京一交会会長 水沢誠一 令和 2 年の始まりに当たり、会員各位のご健勝、ご多幸を祈念
2020.1.17 東京一交会水沢誠一令和２年 在京秋田県人新春交歓会が行われ東京一交会から５名出席 (11)- 6 -
2020.2.2 東京一交会、水沢誠一 令和２年度新春の集いに２４名出席、美酒を酌み交わし談笑 (3)
2020.2.25 本部役員会 100 周年記念行事、中間決算報告、その他
2020.2.28 一交会、繁野貞子副会長 一交会入会式は 中止となりました
2020.3.14 東京一交会会長 水沢誠一 ３月１４日(土)の会計監査および理事会は 中止
2020.4.24 S25 佐藤哲男 日本毒性学会「佐藤哲男記念賞」創設
2020.5.14 本部 令和２年６月の一交会総会は中止
2020.6.12 東京一交会会長 水沢誠一 本年度の第 37 回東京一交会総会・懇親会は来年度に延期 (2)
2020.7.1 本部 お知らせ・ご注意 のページを更新
2020.7.15 東京一交会会長 水沢誠一 潟上市ふるさと昭和会相談役の藤原英雄さん(東京一交会・理事＝30年卒)、秋田さきがけ日曜版「あきた人」欄で紹介
2020.9.12 本部 左上の「創立９０周年記念事業」を「創立１００記念事業」に改め、関連記事を掲載した
2021.1.1 東京一交会会長 水沢誠一 東京一交会から新年のご挨拶を申し上げます
2021.2.8 東京一交会会長 水沢誠一 母校令和２年度卒業証書授与式に関する情報
2021.2.18 東京一交会会長 水沢誠一 母校に縁のある演出家・藤田俊太郎氏が第28回読売演劇大賞・最優秀演出家賞を受賞(7)
2021.3.24 東京一交会会長 水沢誠一 秋田の皆さんに満開の桜だよりお届けします(4)